A közös képviselő feladatai és felelőssége

Ki a közös képviselő, és mi a feladata?

A közös képviselő a társasház „ügyvezetője”, aki a lakóközösség érdekeit képviseli, és többek között a következő feladatokat látja el:

• Közgyűlési határozatok előkészítése és végrehajtása

  Előkészíti a döntéseket, gondoskodik jogszerűségükről, majd végrehajtja azokat.

• Épület fenntartása

  Gondoskodik az üzemeltetésről, a karbantartásról, esetleges felújításokról és a szolgáltatókkal való kapcsolattartásról.

• Közös költség beszedése és kezelése

  Közli a lakókkal a közös költség összegét, begyűjti a hozzájárulásokat, kezeli az esetleges elmaradásokat (peresíthet is, szükség esetén gyorsított eljárásban).

• Társasház-kezelői tevékenység 

  Ha erre külön közgyűlési felhatalmazás, szerződés és hatósági bejelentkezés alapján jogosult, a közös képviselő a társasház-kezelői tevékenységet is elláthatja (pl. gazdasági elemzések készítése, felújítások megszervezése, stb.).

• Dokumentumok megőrzése

  Köteles megőrizni az alapító okirat és a szervezeti-működési szabályzat (SZMSZ) egy példányát.

• Regisztráció

  Köteles bejelentenie a közös képviselői tisztségét a földhivatalba.

Milyen nyilvántartásokat vezet és milyen tájékoztatási feladatokat lát el a közös képviselet?

A közös képviselő számos adminisztratív és tájékoztatási feladatot lát el a tulajdonosok érdekében, melyek biztosítják az átláthatóságot és a megalapozott döntéshozatalt:

• Közgyűlési Határozatok Könyve: Évenkénti bontásban rögzíti a határozatokat, a szavazás módját és arányát, valamint a határozatok végrehajtásának státuszát.
• Éves költségvetés és elszámolás: A közös képviselő elkészíti a következő évi költségvetési javaslatot, illetve az éves pénzügyi elszámolást. Az elfogadott beszámoló sem zárja ki a későbbi kártérítési igényt, ha mulasztás vagy szabálytalanság merül fel.
• Rezsicsökkentésről szóló tájékoztatás: A közös képviselőnek díjmentesen, írásban kell tájékoztatnia a lakókat a rezsicsökkentésből eredő megtakarításokról.

Ezen kötelezettségek betartása biztosítja a tulajdonosok jogainak érvényesülését és a közös vagyon szakszerű kezelését.

Milyen döntési jogköre marad a társasházi közgyűlésnek?

A közös képviselő a napi ügymenetért felel, de az alábbi, nagyobb jelentőségű döntéseket csak a közgyűlés hozhatja meg:

1. Kölcsönfelvétel, hitelszerződések
2. Alapító okirat és SZMSZ módosítása
3. Nagyobb felújítások, beruházások
4. Közös tulajdonú ingatlanrészek értékesítése, bérbeadása
5. Közös költség mértékének meghatározása vagy módosítása

A felsorolt kizárólagos jogkörök biztosítják, hogy a tulajdonosok közössége közvetlenül befolyásolhassa a társasház jövőjét, vagyonának kezelését és a lakóközösség életét érintő legfontosabb kérdéseket.

Mi a számvizsgáló bizottság szerepe az ellenőrzés során?

A számvizsgáló bizottság (SZB) alapvető feladata, hogy felügyelje a közös képviselő (vagy az intézőbizottság) munkáját a társasház működése során. Ennek keretében:

1. Folyamatos ellenőrzés: A törvény kifejezetten kimondja, hogy az SZB bármikor megvizsgálhatja a közös képviselő ügyintézését, továbbá havonta köteles ellenőrizni a társasház pénzügyeit (pl. számlákat, könyvelést).
2. Véleményezés: Az SZB átnézi a közgyűlés elé terjesztett javaslatokat, többek között az éves elszámolást (az előző év gazdálkodásának számszaki eredményét) és a következő évi költségvetést, illetve értékhatár felett a benyújtott számlákat. Ezzel támogatja a tulajdonosi közösséget a megalapozott döntéshozatalban.
3. Díjazásra tett javaslat: Az SZB javaslatot tehet arra, hogy a közös képviselő (illetve az intézőbizottság elnöke, tagjai) milyen díjazásban részesüljön. Ez szintén a felelős költséggazdálkodást segíti.
4. Közgyűlés összehívása: Ha a közös képviselő nem tesz eleget annak a kötelezettségének, hogy összehívja a közgyűlést (például fontos döntések, beszámolók miatt), az SZB maga összehívhatja azt.

Összességében tehát a számvizsgáló bizottság a lakóközösség “őreként” működik: felügyeli a közös képviselő pénzügyi és ügyviteli tevékenységét, átláthatóvá teszi a döntéshozatalt, és ezzel biztosítja, hogy a közösség érdekei elsődlegesen érvényesüljenek.

Ki a gazdasági ellenőrzést segítő személy?

Ha a társasház éves pénzforgalma meghaladja a 20 millió forintot, vagy az önálló albetétek (lakás és nem lakás célú helyiségek) száma eléri az 50-et, a számvizsgáló bizottságnak (vagy az ellenőrzési jogkör gyakorlójának) kötelező gazdasági ellenőrzést segítő személyt bevonni. Kivételt jelent, ha a számvizsgáló bizottság vagy a közös képviselő/intézőbizottság tagjai rendelkeznek a szükséges mérlegképes könyvelői vagy könyvvizsgálói képesítéssel és regisztrációval.

A gazdasági ellenőrzést segítő személy fő teendője a számviteli szabályok szerint vezetett könyvelés alapján készített éves elszámolás, valamint a következő évi költségvetési javaslat áttekintése. Így már a közgyűlés előtt megállapíthatók az esetleges hibák, hiányosságok.

Ha a vizsgálatok során kiderül, hogy veszélybe kerülhet a társasház vagyona, vagy a tisztségviselők (például a közös képviselő) felelőssége merülhet fel, akkor a gazdasági ellenőrzést segítő személynek kötelező erről írásban tájékoztatnia a közgyűlést. Ennek a tájékoztatásnak mellékletként meg kell jelennie a közgyűlési meghívóhoz csatolva, különben a közgyűlés által hozott döntések érvénytelenné válhatnak az adott napirendi pontokban.

A közös képviselő felelőssége

A közös képviselő nemcsak szervezési és adminisztratív feladatokat lát el, hanem jogi felelősséggel is tartozik a társasház működtetéséért. Ha hibát követ el, annak többféle – akár súlyos – következménye is lehet. Polgári jogi felelősség esetén a lakóközösség kártérítési pert indíthat, ha gondatlan vagy szakszerűtlen intézkedése kárt okozott. Büntetőjogi következmények is felmerülhetnek sikkasztás, csalás vagy hűtlen kezelés gyanúja esetén – ilyenkor a bíróság pénzbüntetést vagy szabadságvesztést is kiszabhat. Közigazgatási szankciókra is sor kerülhet: ha a közös képviselő nem tesz eleget a jegyző törvényességi felhívásának, súlyos – akár többmilliós – bírságot is kaphat. Végül, még ha jogi felelősség nem is áll fenn, a közgyűlés bizalmi alapon bármikor visszahívhatja a közös képviselőt, ha tevékenysége nem megfelelő vagy bizalmi válság alakul ki.

Milyen törvényességi felügyeletet gyakorol a jegyző a társasházak felett?

A jegyző hivatalból, vagy bejelentésre ellenőrzi, hogy:

• a társasház alapító okirata és szervezeti-működési szabályzata (SZMSZ) megfelel-e a jogszabályoknak;
• a társasház közgyűlési határozatai és működése megfelelnek-e a jogszabályoknak, az alapító okiratnak, illetve az SZMSZ-nek;
• a társasház tényleges működése megfelel-e a közgyűlés által hozott határozatoknak.

A társasház közös képviselője vagy intézőbizottságának elnöke köteles együttműködni a jegyzővel, ennek során:

• rendelkezésre kell bocsátani a szükséges dokumentumokat;
• biztosítani kell a helyszíni ellenőrzés lebonyolítását.

Ha a jegyző jogszabálysértést tapasztal, felszólítja a társasházat a törvényes állapot helyreállítására. Ha ez 60 napon belül nem történik meg, akkor a jegyző a határidő lejártát követő 30 napon belül bírósághoz fordulhat.

Mit tehetnek a tulajdonostársak, ha a közös képviselő nem hajtja végre a közgyűlési határozatokat?

Ha a közös képviselő nem hajtja végre a közgyűlési határozatokat, a tulajdonostársak az alábbi eszközökkel élhetnek:

Közgyűlés összehívása

• Ha a tulajdonostársak legalább 10%-a írásban kezdeményezi, a közös képviselő köteles 30 napon belül összehívni a közgyűlést, hogy tisztázzák a helyzetet, intézkedéseket hozzanak, vagy adott esetben a közös képviselőt visszahívják.
• Ha a közös képviselő a kötelezettségének nem tesz eleget, akkor a számvizsgáló bizottság vagy – ilyen hiányában vagy annak passzivitása esetén – akár a tulajdonosok maguk is összehívhatják a közgyűlést.

Közös képviselő leváltása

A közgyűlés visszahívhatja a közös képviselőt és új közös képviselőt választhat. Ez a legegyszerűbb és gyakran a leghatékonyabb megoldás, ha a képviselő nem teszi a dolgát.

A közös képviselő kártérítési felelőssége

Ha a közös képviselő mulasztásából vagy tevékenységéből kár keletkezik (például késedelmi kamat, bírság, vagy vagyoni kár formájában), a társasház vagy a tulajdonostársak polgári peres úton kártérítési igényt érvényesíthetnek vele szemben. Vannak olyan többlakásos épületbiztosítások, amelyek kiterjednek a közös képviselő kártérítési felelősségére is.

Büntetőeljárás kezdeményezése

Amennyiben a közös képviselő cselekménye vagy mulasztása mögött bűncselekmény gyanúja merül fel (például sikkasztás, hűtlen kezelés, okirat-hamisítás), akkor a tulajdonostársak büntetőfeljelentést tehetnek a hatóságoknál.

Ki nem lehet tisztségviselő a társasházban?

Nem lehet társasházban tisztségviselő (közös képviselő vagy intézőbizottsági tag), aki büntetett előéletű, foglalkozástól eltiltás hatálya alatt áll, vagy a tevékenységével összefüggő, jogerősen megállapított fizetési kötelezettségét nem rendezte. Üzletszerűen végzett társasház-kezeléshez az előírt szakképesítés és nyilvántartásba vétel is feltétel, melyeket hatósági bizonyítványokkal kell igazolni szükség esetén.

A közgyűlés írásban felszólíthatja a tisztségviselőket, hogy határidőn belül igazolják: velük szemben nem áll fenn kizáró ok. Ennek tipikus módja a bűnügyi nyilvántartó szerv által kiállított hatósági bizonyítvány vagy a köztartozásmentes adózói adatbázis igazolása. Ha a felhívásnak nem tesznek eleget, a tisztség megszüntethető.

Ha bebizonyosodik, hogy a kizáró ok ténylegesen fennáll (például a bűnügyi nyilvántartó igazolja a büntetett előéletet), vagy a tisztségviselő a kötelezettségeit nem teljesíti, a közgyűlés azonnali hatállyal felmentheti a pozíciójából.

Összegzés

Fontos, hogy a közös képviselő a napi ügymenetért felel, de az alábbi, nagyobb jelentőségű döntéseket csak a közgyűlés hozhatja meg

A társasház kezelésében, fenntartásában és a közösségi érdekek képviseletében kulcsfontosságú, hogy olyan személy(ek) végezzék a munkát, aki(k) a szükséges szakmai háttérrel, megbízható jogi helyzettel és büntetlen előélettel rendelkeznek. Ez egyaránt védi a tulajdonostársakat pénzügyi és jogi szempontból, és segít elkerülni a későbbi vitás vagy jogellenes helyzeteket.